档案管理工作，是维护房产档案历史真实面貌的一项重要的专业性工作。随着我国经济建设的飞速发展和住房制度改革的不断深化，房产测绘行业日趋完善，测绘档案的凭证、参考及依据作用在产权产籍管理中的地位体现得更加突出。我队作为产权行政管理部门的服务行业，通过近两年来对测绘档案的搜集、整理和立卷工作，总结出了一套较规范的测绘档案管理模式。其优点主要体现在以下几方面：
    一、以地理信息系统为基础，实现以图查房，资源共享。
    随着房地产行业的迅猛发展，房产测绘业务的工作量不断增加，以传统手工处理为主的档案管理方式越来越暴露出其存在的弱点。如：工作效率较低、信息共享困难、易出差错以及管理缺乏透明度等问题，已经不能适应新形势的发展要求。针对上述问题，我们在借鉴传统档案管理经验的同时，首先设立了房产测绘档案的远期管理规划，目的就是要真正实现：“以图查房，资源共享。”从根本上杜绝房产权属关系及测绘成果管理混乱等问题出现。为此，我们首先从建立基础测绘入手，使基础测绘信息与项目测绘信息相结合，从而保证了房产定位的准确性。其次，通过外业人员现场勘丈，使房产实体的真实性进一步得到确认。在实际运作中，我们本着“实用性、前瞻性、可资源共享及使用方便快捷”的指导思想，以基础测绘的地理信息为基础，将测绘档案的编号统一定为14位，前8位表示区、办事处、小区等项内容，后6位表示幢号。如：唐山市路北区大里路办事处金色家园小区101#住宅楼的测绘档案编号为03111101000101，其中，03表示唐山市路北区，11表示路北区境内的大里路办事处，1101表示金色家园小区的丘号，000101表示该房产的具体幢号。这种以地理信息为基础的档案编号有以下优点：(1)编码规范。此编码与基础测绘的地理信息相对应，符合唐山市行政区域划分，便于房产定位与查找。(2)编码具有通用性。此编码与房产信息管理系统及计算机辅助绘图(CAD)所使用的房产坐落代码相一致，三者在使用中能够达到资源共享。同时，在档案封面的标签上做了检索条码，调用档案时，用条码扫描器一扫便知档案在库区存放的具体方位，这种微机网络管理方式，使基础测绘、项目测绘以及房产管理信息统一一致，从根本上做到了以图查房，资源共享，保证了房产信息的一致性和准确性。真正体现了：“科学性、规范性、系统性、实用性、高效性”的档案管理原则。
    二、实行微机管理，使档案查找更加方便快捷。
    凡是立卷的测绘档案，从内容和格式上我们都按照统一模式进行了整理装订。立卷后的每一宗测绘档案，经过专职人员通过计算机输入相应信息后汇总列表，并根据地理信息系统提供的房产坐落代码编排档案编号。而后，依次按照编号将档案在档案库区中摆放整齐，同时以办事处为单位划分档案库区，使档案查询更加方便快捷。通过两年多的档案整管工作，我们逐步摸索出了一套适合自身特点的档案管理模式。如：将测绘后的图纸和成果分册装订，存档时统一装入档案盒。这样做的好处是：在档案借阅时比较的有针对性，可减少不必要的档案磨损。并且，在案卷目录及档案封面上逐项填写档案内容、归档时间、房产坐落、产权单位、卷内页数、立卷时间、立卷人及检查人等项目，并将同一坐落，同一批次的房产测绘成果汇总列表，存入微机管理目录。如查询某座房产的建筑面积、结构层次、房产建成年代、产权人及测绘人等项内容时，由微机管理目录一查便知，减少了档案的直接翻动，降低了档案的磨损率，延长了档案寿命，同时还可避免资料的丢失与损坏。此外，测绘档案依据标准的房产坐落代码编排档案号，从根本上避免了同一幢房产因某种原因在不同时期测量所造成的档案混乱存放现象。这种档案管理模式提高了信息的准确性，减少了笔误及人为差错，使查询更加方便快捷，并且能够将有关信息直接提供给使用单位，达到了资源共享的目的。
    三、完善的借阅制度，确保了档案规范化管理的进一步实施。
    档案的完整性与连续性需要严格的管理制度来维护。如果在档案的借阅方面没有严格的交接手续，就很可能出现测绘档案的遗失现象，从而影响到档案的再次利用和档案的保存价值。因此，建立完备的档案借阅制度是一项不可忽视的工作环节。在档案借阅时应认真填写借阅登记册，使测绘档案借出后仍便于查找，从而杜绝了档案的丢失现象。
与传统的档案管理制度相比较，现代规范化管理运用了计算机技术为核心的现代信息处理技术，并使信息网络化，达到资源共享，较好的克服了传统档案管理中存在的单一性和局限性，，方便了与其他相关部门之间的沟通和联系。并且，逐步取代了以手工操作为主的传统管理手段，极大地促进了档案管理模式的重大改变，进一步确保了存档资料的真实性和系统性，真正体现出了档案的保存与使用价值。