档案，是过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是很重要的信息资源。档案学作为一门科学的理论学科正在越来越广泛地受到国家机构、社会组织及个人的普遍重视。档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。档案工作是各项事业发展的一个重要基础，党中央、国务院1985年就发了文件，要求把档案工作作为一项事业列入国家经济和社会发展规划。作为档案众多门类中的房产产权档案，是城市房产行政管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房产历史记录，是城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。房产产权档案在权属登记、交易评估、房管政策、落实政策、司法仲裁、规划建设、旧城改造、史迹考证、房地征税等工作中都有重要的作用。随着计算机产业向更高更快的方向发展，计算机网络技术更加发达，各行各业运用计算机网络基本普及。现代化高科技产业不断发展，我们已经基本进入高科技含量相当发达的时代。这就要求档案管理工作不断适应新时代的要求，使档案管理工作的发展不能总是停留于过去的笔写手抄时代，必须结合和运用计算机管理，以适应各行各业日新月异的发展需求。
    同时，随着城市建设的飞速发展和国家住房制度改革的深入进行，房地产业呈现出强劲增长势头，房产交易、抵押、租赁、担保、测绘量迅速增大，房产管理部门的管理业务和房产档案数量也随之大量增加，传统的以手工处理为主的房产档案管理方式愈来愈暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高及缺乏透明度等问题，已不适应新形势的要求。针对上述问题，唐山市房管局产权监理处抽调专门人员成立课题组，与有关单位合作，以实现“以图查档”、“以图管房”为目的，以房产地理信息系统为核心，建立了一套完整统一，便于档案收集、整理、分类、检索和提供利用的全新房产档案管理系统，使房产档案管理更加适应城市建设飞速发展的要求。下面作者就多年从事房产档案管理工作的经历，谈谈对房产档案管理与房产地理信息系统相结合的重要性及实用性的认识。
    房产地理信息系统(RGIS，Realestate Geographical lnformation System)，是地理信息系统在城市房产管理与利用方面的具体应用。地理信息系统(GIS，Geographical lnformation System)是以地理空间数据库为基础，在计算机硬、软件环境的支持下，对空间相关数据进行采集、管理、操作、分析、模拟、显示，采用地理模型分析方法，适时提供多种空间和动态的地理信息，为地理研究、综合评价、定量分析、管理决策和档案利用等提供服务而建立起来的具有地理图形和空间定位功能的空间型数据管理系统。房产地理信息系统可实现房产信息资源共享，为政府宏观预测、决策提供依据；可使房产管理部门真正实现“以图管档”，提高统计查询的工作效率及档案信息的利用率。
    唐山市房产档案形成的特点比较特殊，唐山是震后恢复建设的城市，住房是震后复建的公有住房和单位自管住房为主，随着住房制度的改革，公有住房向私有化转变。在两三年内基本上将我市几十万套住房向个人出售而转化成为私有化住房，所以档案的形成也就存在不按地域、小区、栋为保管单位的管理方式，只是按当时档案移交之大流水号方式进行管理。虽然符合档案管理的要求，但在整理保管和提供利用上却比较不便。随着房产二级市场的不断扩大，办理各种房产登记、抵押、变更等项业务的不断增加，这种管理方式也就出现更多急需解决的不利条件，要对几十万份已经归档立卷的档案进行重新分类、整理要花费很大的人力、物力和相当长的时间。但是通过应用了房产地理信息系统的档案管理系统，就彻底解决了房产档案管理工作中各个环节所产生的不利因素。
    一、以房产地理信息系统为核心的档案管理系统，进行了房产档案信息按地域、小区、栋的整齐排序。如路北区曙光楼101-1-101(档案整理归档编号为00001)，路北区曙光楼101-1-102，(档案整理归档编号为80001)，通过房产坐落词典，输入曙光楼101楼即可将归档编号相差很大的曙光楼101楼的所有房产整齐的排列在一起。虽然归档顺序不能改变，但是我们可以通过管理系统查到我们所需要的各种信息。
    二、以房产地理信息系统为核心的档案管理系统，解决了手工检索查档速度慢，不利于方便快捷的提供服务的困难。过去我们每提一份档案都要对着产权证和账本查找，既费时又费力。通过微机检索我们就可以利用各种方式查找到所需要的档案。如：可输入房产坐落、产权人姓名、产权证号、收件号，系统就会自动检索所要查找档案的归档编号，使档案保管人员及时准确到某库、某柜查找所需要的档案，有效提高查档的工作效率。
    三、以房产地理信息系统为核心的档案管理系统，达到了房产档案与账卡及系统信息的完整统一。通过档案信息的输入和有关应用模块进行档案、账卡及录入信息的目录检索、核验，在半年的时间内，我们完成了我市几十万卷档案房产坐落的核实工作，实现了档案、账卡和系统信息的完整统一。正是由于应用了房产地理信息系统，我们才能以这么短的时间完成手工需要几年时间才能完成的大量工作。
    四、通过对房产档案的核查，运用房产地理信息系统和档案管理系统，解决了房产坐落名称不规范、叫法不统一、误填、错填等诸多因素造成的档案坐落名称与实际坐落名称不符的问题。如我市南新道九联工房为九个单位在恢复建设时期联合开发建设的住宅平房，故称九联工房，但在单位自管公房出售时产权证上填写的坐落有九建平房、九联教育、南税工房等多种叫法。又如45号小区，分为立新东楼、中心楼、青年楼、国防楼等多个房产区域，但产权证很多都只填写45号小区或45#小区。这样坐落填写不规范的小区和楼很多，很不利于档案的统计查找。我们都运用坐落词典将这些坐落名称全部达到与实际楼名相符，并与土地管理部门和户籍管理部门尽量保持了一致，为各行各业及广大房产所有权人在办理各种有关房产的手续时提供了方便。
    五、利用档案管理系统对房产档案的核查，使我们解决了因各种因素造成的一个房产坐落多个房产档案、多个房产档案一个房产坐落等困扰我们档案工作的难题。如团结楼1-2-101，产权证误填为团结楼1-1-101，就出现了两个房产坐落为团结楼1-1-101的重复档案信息，对这种问题我们进行了及时的更改。还有某平房1排1号，售房时三间住房为三个所有权人购买，就有可能形成三个房产档案，我们按坐落词典分为(东号)、(中号)、(西号)加以解决，保证了房产坐落的唯一性。
    六、系统有利于各种档案信息的统计查询，可随时为政府决策和统一规划提供准确的数据支持。系统可任选地理范围、自定义专题数据进行统计查询，如查询某地理范围的商业用房信息、住宅情况等。对以图定位的房产可浏览、查询房屋的分层分户图、建筑结构、建筑面积等建筑属性信息，也可查看产权归属、房产价值、使用性质、档案利用的次数、抵押、查封情况等档案信息。
    七、运用房产地理信息管理，结合档案管理，能有效地对具有特殊情况的房产加以控制，确保不出现任何差错，防止社会上不法之徒利用房产档案的漏洞进行违法犯罪的行为。随着公有住房的私有化，房产交易走向市场化，随之而来的房产纠纷也不断增多。例如法院对有纠纷的房产档案进行查封和银行对个人贷款购买住房时形成抵押的房产，是不能进行交易或再次抵押的，容易造成纠纷，其中有一部分是因档案管理工作中出现漏洞造成的，可以说是血的教训，因此，必须应用先进的系统来加强管理。
    八、以房产地理信息系统为核心的档案管理系统的最大优越性，就是极大的提高了档案向社会各行各业及产权人提供利用的时效性和准确性，不仅提高了档案的利用率，也减轻了档案工作人员的劳动强度。
    自从参与唐山市房产档案的收集、整理、保管和提供利用工作，在多年的档案管理工作中，从只有按照档案整理标准，接收整理好档案并立卷归档就算做好了本职工作中的模糊概念，到直接参与运用房产地理信息系统对档案整理工作的核查，作者从实际工作中深刻地理解了邓小平同志提出的“科技是第一生产力”的科学道理，只有运用高科技的手段才能达到手工劳动所不能超越的实施效果。以房产地理信息系统为核心的档案管理系统，真正实现了“以图管档”，从而避免了重复确权，重复抵押，无房发证等现象的发生，使房产管理部门的工作失误率大大减少，档案利用率提高，对于提高房产管理部门的服务水平和质量起到了积极的推动作用，创造了良好的社会效益，有力地推动了我们的工作顺利地向前发展。